Konferencia szervezés profikkal

Egy konferencia megszervezése komoly hozzáértést és nagy tapasztalatot igénylő feladat. Néhány tipp a biztos sikerhez.

A sikeres konferencia megszervezésének első lépése az ideális helyszín és az előadók megfontolt kiválasztása, hiszen a rendezvényünk sikere jórészt ezen múlik. Fontos tényezők még a költségkeret a vendéglátás az idő és megközelíthetőség.

A konferencia szervezésének első lépése a precíz tervezés, emellett ha kevés tapasztalattal rendelkezünk, a témában érdemes megnézni mások hogyan oldják meg a feladatot és nem szégyen segítséget kérni egy tapasztalt rendezvényszervező cégtől sem.

Milyennek is kell lennie egy tökéletes konferenciának?

Egy ilyen esemény felé az egyik legfontosabb elvárás hogy legyen jól szervezett. Nem megengedhető hogy a feladatok kicsússzanak a kezeink közül. Mindig naprakésznek és mindenben tájékozottnak kell lennünk és jó, ha minden információt írásban is rögzítünk.

Szükséges-e szakmai segítséget kérni?

Sokan hiszik azt magukról, hogy minden külső segítség nélkül képesek megbirkózni ezzel a komoly feladattal, de a profi segítség hasznos lehet. Egy profi rendezvényszervező cég leveheti a terhet a szervező válláról, mert a sokéves tapasztalat semmivel nem pótolható.

Kapcsolatépítés

Ha a konferenciák valódi funkcióját megvizsgáljuk, beláthatjuk, hogy bár látszólag az előadások vannak központban mégis a kapcsolatépítés a valódi célja ezeknek a rendezvényeknek. A kávészünetben fontos kapcsolatok épülhetnek, olyanok amilyenekre más módon nem tehetünk szert. Rendkívül fontos hogy erre elegendő lehetőséget kínáljunk az ismerkedések és az előadások előtt, közben illetve után. Nem utolsó sorban gondoskodjunk arról, hogy egy kiváló catering cég segítségével a vendéglátás is kellemes és minden igényt kielégítő legyen.

 Költségvetés

A jó dolgok illetve a kiváló dolgok többnyire sokba kerülnek és ez érvényes a rendezvények világára is. A cél nem az, hogy minél kevesebbe kerüljön a rendezvény, hanem az hogy a rendelkezésre álló keretből minél legmagasabb színvonalon lássa vendégül a résztvevőket. Képzelje magát a vendégei helyébe, ők mitől érzenék magukat igazán jól és tegyen meg mindent ennek érdekében még akkor is, ha kissé tágítani kell a céges rendezvény vagy konferencia költség keretét. A catering szolgáltatáson semmiképp se spóroljon.

 Megfelelő létszám

A konferencia sikere nem függ össze a szervezők számával, tehát nem biztos, hogy jobb, ha több kézben van a szervezés. Előfordul, hogy a főszervezőnek az a nézőpontja hogy minden részfeladatra külön ember szükséges. Ez sajnos káoszhoz vezethet ezért a szervezők számát érdemes minimalizálni és a legjobb, ha rendezvényszervező cégre bízza a feladatot lehetőleg olyanra, aki tapasztalattal rendelkezik a konferencia szervezésben.

Hatékony kommunikáció

A legtöbb konferencia esetében a résztvevők a világ minden tájáról érkezhetnek, ezért fontos szempont figyelembe venni és biztosítani a gördülékeny kommunikációt. Először is térképezzük fel a résztvevők nemzetiségét és biztosítsunk tolmácsokat a konferencia időtartamára.

Az ideális helyszín

Talán az egyik legfontosabb kérdés a konferencia szervezésében. Az elsődleges tulajdonsága az ideális helyszínnek hogy mindenki számára könnyen megközelíthető legyen. Praktikus nagyobb várost választani azon belül pedig annak is valamely frekventált részét. Fontos hogy vonzó legyen, a helyszín ahová szívesen utaznak a résztvevők, ahol jól érzik magukat.

Technikai feltételek

A helyszínről való végleges döntés előtt érdemes meggyőződni arról, hogy biztosított-e a megfelelő technikai feltétel, biztosítva vannak-e a szükséges eszközök a megfelelő kommunikációhoz. Mindent tönkretehet, ha hiányzik valamelyik eszköz, vagy nincs, aki a helyszínen orvosolni tudná a felmerülő problémákat.

Időbeosztás

Bosszantó, amikor az előadó a neki szánt 20 perc helyett 50 percesre dagasztja az előadását ezért a rendezvény minden további programja csúszik. Előre tisztázni kell minden előadóval mennyi időt kaphat és nyomatékosan közölni velük, hogy ne lépjék túl az előírt időt. Ezzel elkerülhető, hogy az előadást félbe kell szakítani vagy, hogy a hallgatóság elszundítson unalmában.

Regisztrációs lehetőség a rendezvényre

A zsúfoltság elkerülése érdekében érdemes regisztrációs oldalt létrehozni ahol követhető hány meghívott fog valóban részt venni az eseményen.

Ha Ön érdekelt a konferencia szervezésben Budapesten vagy bárhol az ország területén és segítségre van szüksége, keressen minket elérhetőségeink bármelyikén.

Comments are closed.